Automazione dei processi
Eliminare il lavoro manuale che consiste nello spostare informazioni tra sistemi, una volta semplificato il processo.
Panoramica
Una parte importante del lavoro d'ufficio consiste nel ricopiare un'informazione da un sistema all'altro. È lento, fonte di errori, e impegna persone qualificate in un'attività senza valore.
Prima di automatizzare bisogna verificare che la tappa sia necessaria. Spesso la vera risposta è eliminarla invece di accelerarla, e questa domanda va posta per prima.
A chi è rivolto
- Squadre che passano parte del tempo a reinserire dati
- Aziende i cui strumenti non comunicano
- Organizzazioni con approvazioni manuali che rallentano tutto
Il nostro approccio a Automazione dei processi
Le attività concrete che comprende un incarico tipo. Il perimetro si concorda prima: nulla di quanto elencato ricompare più avanti come voce a sorpresa.
Mappatura
Lo svolgimento reale con il tempo speso a ogni tappa.
Eliminazione di tappe
Togliere ciò che non serve più, la risposta più redditizia quando si applica.
Collegamento degli strumenti
Far circolare le informazioni tra sistemi invece che tramite persone.
Approvazioni
Automatizzare i casi semplici e far salire solo le eccezioni.
Gestione degli errori
Avvisi e ripresa manuale, perché un guasto non passi inosservato.
Misura del guadagno
Tempo risparmiato ed errori evitati, misurati invece che stimati.
Dal primo contatto al risultato misurato
Sempre la stessa sequenza, così sapete cosa viene dopo.
Mappare
Descrivere il processo reale con le persone che lo eseguono.
Sfoltire
Eliminare le tappe che nessuno giustifica più.
Collegare
Automatizzare partendo dal flusso più frequente.
Misurare
Verificare il tempo realmente risparmiato e proseguire.
Risultati, non pile di documenti
Un cumulo di deliverable non è progresso. Questi sono i cambiamenti che il lavoro deve produrre.
Tempo restituito alle squadre
Eliminare il reinserimento libera ore da attività a basso valore.
Meno errori
Gli errori di ricopiatura spariscono quando sparisce la ricopiatura.
Tempi ridotti
Automatizzare le approvazioni semplici elimina attese di più giorni.
Un processo risanato
La mappatura rivela spesso tappe che nessuno giustifica più.
Domande frequenti su Automazione dei processi
Quello che ci chiedono prima di contattarci. Se la vostra domanda non c'è, fatecela direttamente.
Da dove cominciare?
Dal flusso più frequente che richiede meno giudizio. Cronometrare le attività per una settimana dà rapidamente l'ordine di priorità, e il risultato spesso sorprende chi dirige.
Serve uno strumento dedicato?
Non sempre. Molti collegamenti si fanno con le funzionalità già presenti nei vostri strumenti. Uno strumento di orchestrazione si giustifica con molti sistemi e flussi complessi.
Cosa fare dei casi particolari?
Automatizzare il caso standard e far salire le eccezioni a una persona. Voler coprire ogni caso particolare moltiplica la complessità per una piccola parte del volume, e rende la manutenzione molto costosa.
Come sapere se ha funzionato?
Misurando il tempo speso prima e dopo sullo stesso processo. Senza una misura iniziale l'automazione si giudica a impressione, e l'impressione sovrastima in genere il guadagno.
State pensando a Automazione dei processi?
Diteci che cosa volete cambiare. Se non siamo i partner giusti ve lo diciamo e vi indichiamo di meglio.
Vi interessa il quadro completo?
Automazione dei processi di solito si affianca ad altre attività in Automazione, MarTech e IA. Sfogliate l'intera area per vedere i collegamenti.