Trasferimento di conoscenze
Mettere per iscritto ciò che esiste solo nelle teste: documentazione, procedure e passaggio affiancato, prima che se ne vada chi lo sa.
Panoramica
Quasi ogni organizzazione ha conoscenze legate a una persona: come è davvero configurato un sistema, perché una decisione è stata presa così, quale passaggio di un processo va sempre storto. Ci si accorge quando quella persona si dimette, e allora è tardi per un buon passaggio.
Il lavoro consiste nell'estrarlo per tempo e nel metterlo in una forma che qualcuno usi davvero. Il criterio è semplice: una persona nuova deve poter svolgere il compito senza chiedere a nessuno.
A chi è rivolto
- Aziende in cui un'attività poggia su una sola persona
- Squadre prima di un'uscita o di un cambio di ruolo
- Organizzazioni la cui documentazione è più vecchia del sistema
Il nostro approccio a Trasferimento di conoscenze
Le attività concrete che comprende un incarico tipo. Il perimetro si concorda prima: nulla di quanto elencato ricompare più avanti come voce a sorpresa.
Mappatura del rischio
Individuare quali conoscenze dipendono da singole persone e cosa comporterebbe la loro assenza.
Estrazione
Colloqui strutturati e osservazione affiancata, perché le persone omettono i passaggi che a loro sembrano ovvi.
Documentazione
Uno scritto che qualcuno possa seguire, verificato facendo in modo che un'altra persona ci riesca davvero.
Registrare le decisioni
Il perché e non solo il come. Senza il perché ogni decisione viene ridiscussa dopo un anno.
Passaggio affiancato
Chi subentra svolge il compito mentre chi lascia è ancora presente e corregge.
Manutenzione
Una regola su chi aggiorna e quando, perché una documentazione obsoleta è peggio di nessuna.
Dal primo contatto al risultato misurato
Sempre la stessa sequenza, così sapete cosa viene dopo.
Mappare
Dove la conoscenza dipende da singole persone e quale rischio è urgente.
Estrarre
Colloqui e osservazione per cogliere i passaggi che nessuno nota più consapevolmente.
Verificare
Un'altra persona lavora solo con la documentazione, il che rivela affidabilmente le lacune.
Consegnare
Ripresa affiancata finché chi lascia è ancora disponibile.
Risultati, non pile di documenti
Un cumulo di deliverable non è progresso. Questi sono i cambiamenti che il lavoro deve produrre.
Meno dipendenza dalle persone
Conoscenza registrata significa che una dimissione resta un tema di personale e non un fermo dell'attività.
Inserimento più rapido
Documentazione utilizzabile accorcia sensibilmente il tempo fino all'autonomia.
Decisioni non ridiscusse
Registrare il perché evita di rifare la stessa discussione ogni anno.
Documentazione corretta
Verificarla su un'altra persona separa lo scritto dall'utilizzabile.
Domande frequenti su Trasferimento di conoscenze
Quello che ci chiedono prima di contattarci. Se la vostra domanda non c'è, fatecela direttamente.
Quando bisogna cominciare?
Prima che qualcuno si dimetta. Dopo restano in genere due o tre mesi in cui la persona deve insieme trasferire e portare avanti il lavoro corrente, e il risultato è regolarmente incompleto.
Perché la documentazione fallisce così spesso?
Perché viene scritta e mai verificata. Chi conosce un compito omette i passaggi che gli sembrano ovvi. L'unica verifica affidabile è far lavorare qualcun altro solo sulla base del documento.
Come tenere aggiornata la documentazione?
Rendendo l'aggiornamento parte della modifica invece che un'attività separata, e designando un responsabile per area. Una documentazione la cui manutenzione non appartiene a nessuno diventa obsoleta in pochi mesi.
E se la persona non collabora?
Succede, spesso per timore sulla propria posizione. È un tema di gestione e non di documentazione, e si risolve in genere rendendo chiaro che trasmettere viene riconosciuto invece che penalizzato.
State pensando a Trasferimento di conoscenze?
Diteci che cosa volete cambiare. Se non siamo i partner giusti ve lo diciamo e vi indichiamo di meglio.
Vi interessa il quadro completo?
Trasferimento di conoscenze di solito si affianca ad altre attività in Formazione, trasmissione e conoscenza. Sfogliate l'intera area per vedere i collegamenti.