اتوماسیون گردش کار
برداشتن قدمهای دستی بین سیستمها: کپی کردن، پیگیری کردن و دوباره تایپ کردن، خودکارشده بعد از اینکه معلوم شد خود فرایند ارزش نگه داشتن دارد.
معرفی
بیشتر سازمانها مجموعهای از کارهای کوچک و نامرئی دارند که وقت واقعی میگیرند: کپی کردن یک رکورد از یک سیستم به سیستم دیگر، پیگیری یک تایید، قالببندی هفتگی همان گزارش، دوباره وارد کردن یک سفارش. جدا جدا بیاهمیت، روی هم سهم قابل توجهی از شغل یک نفر.
اینها ارزش خودکار شدن دارند، با یک شرط. خودکار کردن فرایندی که کسی زیر سوالش نبرده، آن را برای همیشه حفظ میکند، از جمله قدمهایی که به خاطر تصمیم سالها پیش کسی وجود دارند که دیگر اینجا نیست. ما اول به فرایند نگاه میکنیم و خیلی وقتها قدمها را حذف میکنیم به جای اینکه خودکارشان کنیم.
مناسب چه کسانی است
- شرکتهایی که کارکنانشان داده را دستی بین سیستمها جابهجا میکنند
- تیمهایی با گزارشهای هفتگی که هر هفته دستی سرهم میشوند
- کسبوکارهایی که فرایندهایشان به یادآوری یک نفر برای پیگیری وابسته است
نگاه ما به اتوماسیون گردش کار
کارهایی که یک همکاری معمولی شامل میشود. دامنه از اول مشخص است و بعدا هزینه اضافه نمیشود.
نقشهبرداری فرایند
گردش کار همانطور که واقعا اجرا میشود، از جمله استثناهایی که آدمها غیررسمی مدیریتشان میکنند. معمولا همان استثناها طراحی را تعیین میکنند.
حذف قدم
برداشتن قدمهایی که به دلایل تاریخی وجود دارند، قبل از خودکار کردن باقیمانده. ارزانتر از هر اتوماسیونی.
ساخت اتصال
وصل کردن سیستمها مستقیم یا از طریق یک پلتفرم اتوماسیون، انتخابشده بر اساس حجم و اینکه چه کسی نگهداریاش میکند.
جریان تایید و اطلاعرسانی
مسیریابیای که به جای شما پیگیری میکند، با ارجاع بالاتر وقتی چیزی زیادی معطل میماند.
مدیریت خطا
اینکه وقتی یک قدم شکست میخورد چه میشود، از جمله هشدار دادن به یک آدم. شکست بیصدا اصلیترین ریسک گردش کارهای خودکار است.
مستندسازی و مالکیت
نوشتهشده با یک مالک مشخص، تا اتوماسیونها با رفتن نویسندهشان تبدیل به معما نشوند.
از اولین تماس تا نتیجه
هر بار همین ترتیب، تا همیشه بدانید قدم بعدی چیست.
نقشهبرداری
مشاهده فرایند و ثبت صادقانهاش، همراه با راههای میانبر.
سادهسازی
حذف یا ادغام قدمها، و تایید اینکه آنچه میماند واقعا لازم است.
خودکارسازی
ساختن اتوماسیون با مدیریت خطا و هشدار، با شروع از پرحجمترین قدم.
تحویل
مستندسازی، تعیین یک مالک، و آموزش کسی که نگهداریاش میکند.
نتیجه، نه انبوه فایل
چند فایل تحویلی یعنی پیشرفت نیست. اینها چیزهایی است که باید واقعا عوض شود.
برگشتن ساعتها
کارهای کوچک تکرارشونده سریع روی هم جمع میشوند، و برداشتنشان فورا برای کسانی که انجامشان میدادند قابل دیدن است.
خطای رونویسی کمتر
هر کپی دستی بین سیستمها یک فرصت برای اشتباهی است که خیلی بعدتر خودش را نشان میدهد.
فرایندهایی که زیر سوال میروند
مرحله نقشهبرداری مرتبا بیشتر از خود اتوماسیون کار را حذف میکند.
شکستهایی که دیده میشوند
مدیریت خطای درست جلوی خرابی بیصدایی را میگیرد که باعث میشود آدمها به اتوماسیون بیاعتماد شوند.
پرسشهای رایج درباره اتوماسیون گردش کار
چیزهایی که معمولا قبل از تماس میپرسند. اگر پرسش شما اینجا نیست، مستقیم بپرسید.
از پلتفرم بدون کد استفاده کنیم یا اتصال بسازیم؟
پلتفرم بدون کد برای حجم پایین و منطق ساده، جایی که ارزش در سرعت است و تیم شما میتواند نگهداریاش کند. اتصال مستقیم وقتی حجم بالاست، هزینه هر عملیات روی هم جمع میشود، یا منطق واقعا پیچیده است. معمولا سوال نگهداری تصمیم را میگیرد.
اول چه چیزی را خودکار کنیم؟
پرتکرارترین کار با کمترین نیاز به قضاوت. تکرار صرفهجویی را واقعی میکند و قضاوت کم، اتوماسیون را قابل اتکا. خودکار کردن یک کار کمتکرار و پیچیده، اشتباه رایج است.
اگر اتوماسیون خراب شود چه؟
گاهی میشود، معمولا وقتی سیستم آن طرف عوض میشود. برای همین مدیریت خطا و هشدار بخشی از ساخت است نه چیزی اضافه. شکست بیصدا خیلی بدتر از شکست قابل دیدن است.
این جای شغلها را میگیرد؟
در تجربه ما، کمرضایتبخشترین بخشهای شغلها را برمیدارد نه خود شغلها را. ارزش دارد از همان اول با تیم رک باشید، چون آنها فرایندشان را از هر کسی بهتر میشناسند و بهترین منبع برای اینکه چه چیزی خودکار شود هستند.
اتوماسیون گردش کار برایتان مطرح است؟
بگویید میخواهید چه چیزی عوض شود. اگر گزینه مناسبی نباشیم، همان اول میگوییم و جای بهتری معرفی میکنیم.
دنبال تصویر کاملتر هستید؟
اتوماسیون گردش کار معمولا کنار کارهای دیگر در اتوماسیون، فناوری بازاریابی و هوش مصنوعی قرار میگیرد. کل این حوزه را ببینید تا ارتباطها روشن شود.