انتقال دانش
بیرون آوردن آنچه یک نفر میداند از ذهنش و درآوردنش به شکلی که سازمان نگهش دارد: مستندات، تحویل، و دانش ضمنیای که کسی نمینویسدش.
معرفی
بیشتر سازمانها سیستمهایی دارند که یک نفر میفهمدشان. همه میدانند این یک ریسک است و هیچکس وقت درست کردنش را ندارد، چون کسی که میتواند مستندش کند همان کسی است که آنقدر مشغول اداره کردنش است که نمیتواند دربارهاش بنویسد.
کار اینجا استخراج آن دانش بدون وابسته بودن به نوشتن خود متخصص است. ما مصاحبه میکنیم، مشاهده میکنیم، خودمان کار را امتحان میکنیم، و مستندات را مینویسیم، و بعد آنها اصلاحش میکنند. اصلاح یک پیشنویس کسری از نوشتنش وقت میگیرد، و چیزی تولید میکند که یک بیرونی واقعا بتواند دنبالش کند.
مناسب چه کسانی است
- شرکتهایی که سیستمهای حیاتیشان را یک نفر میفهمد
- کسبوکارهایی که با رفتن یا بازنشستگی کسی روبهرو هستند
- تیمهایی که چیزی را بدون هیچ مستنداتی تحویل گرفتهاند
نگاه ما به انتقال دانش
کارهایی که یک همکاری معمولی شامل میشود. دامنه از اول مشخص است و بعدا هزینه اضافه نمیشود.
بررسی دانش
اینکه چه چیزی فقط در ذهن یک نفر است، و از دست دادن کدامش واقعا ضرر میزند. همه چیز نیاز به مستند شدن ندارد.
استخراج از راه مشاهده
مصاحبه و تماشای کار، که همان قدمهایی را رو میآورد که متخصصها دیگر متوجه انجام دادنشان نمیشوند.
نوشته توسط ما، اصلاح توسط آنها
ما پیشنویس را تولید میکنیم و متخصص بازبینیاش میکند. بازبینی سریع است؛ نوشتن همان چیزی است که هیچوقت اتفاق نمیافتد.
دفترچه راهنما و رویه
مطالب قدمبهقدم برای کارهای عملیاتی، نوشتهشده طوری که کسی ناآشنا هم بتواند زیر فشار دنبالش کند.
ثبت تصمیمها
اینکه چرا چیزها همینطورند، که جلوی این را میگیرد که یک جانشین انتخابی عمدی را که اشتباه سهلانگاری فهمیده، برگرداند.
تست با یک نیروی تازه
کسی ناآشنا فقط از روی مستندات کار را امتحان میکند. این همان قدمهای فرضشدهای را پیدا میکند که هیچ چیز دیگری پیدا نمیکند.
از اولین تماس تا نتیجه
هر بار همین ترتیب، تا همیشه بدانید قدم بعدی چیست.
اولویتبندی
مشخص کردن اینکه ریسک وابستگی به یک نفر واقعا کجا اهمیت دارد، چون مستند کردن همه چیز نه ممکن است نه مفید.
استخراج
مصاحبه و مشاهده، با گرفتن وقت متخصص در جلسههای کوتاه نه با درخواست چند روز نوشتن.
نوشتن و تایید
تولید مستندات و اصلاحش توسط متخصص، و بعد تست کردنش با کسی ناآشنا.
قابل نگهداری کردنش
گذاشتنش جایی قابل پیدا کردن با یک مالک و یک تاریخ بازبینی، تا ظرف یک سال کهنه نشود.
نتیجه، نه انبوه فایل
چند فایل تحویلی یعنی پیشرفت نیست. اینها چیزهایی است که باید واقعا عوض شود.
کم شدن ریسک وابستگی به یک نفر
حادترین ریسک سازمانیای که بیشتر شرکتها حمل میکنند، و همانی که همیشه رسیدگی به آن را عقب میاندازند.
وقت خیلی کمی از متخصص
مصاحبه و اصلاح چند ساعت میگیرد جایی که نوشتن چند روز میگرفت، و برای همین این نسخه واقعا اتفاق میافتد.
مستنداتی که کار میکنند
تست با یک نیروی تازه همان چیزی است که دستورالعمل قابل استفاده را از توصیفی جدا میکند که فرض میکند خواننده از قبل بلد است.
آشناسازی سریعتر
همان مطالب، مدت زمانی را که یک نیروی جدید تا مفید شدن لازم دارد کوتاه میکند.
پرسشهای رایج درباره انتقال دانش
چیزهایی که معمولا قبل از تماس میپرسند. اگر پرسش شما اینجا نیست، مستقیم بپرسید.
متخصص ما وقت مستند کردن هیچ چیزی را ندارد. باز هم جواب میدهد؟
این دقیقا همان وضعیتی است که این کار برایش طراحی شده. نوشتن را ما انجام میدهیم؛ درگیری آنها چند جلسه مصاحبه و بازبینی یک پیشنویس است. بازبینی کسری از زمان میگیرد و کاری است که آدمها واقعا تمامش میکنند.
چطور جلوی کهنه شدن مستندات را بگیریم؟
یک مالک مشخص، یک تاریخ بازبینی، و نگه داشتنش نزدیک چیزی که توصیفش میکند. مستنداتی که در یک ویکی است که کسی بازش نمیکند فرسوده میشود؛ مستنداتی که کنار کد است یا در همان دفترچهای که وسط حادثه استفاده میشود، دوام میآورد.
اگر متخصص به زودی برود چه؟
آن وقت بیرحمانه اولویتبندی کنید و فورا شروع کنید. اول دفترچههای عملیاتی و ثبت تصمیمها را بگیرید؛ بقیه چیزها را میشود با زحمت بیشتر بازسازی کرد، ولی این دو را نه.
چقدر باید مستند کنیم؟
کمتر از چیزی که حس اولیه میگوید. چیزی را مستند کنید که از دست دادنش گران است و چیزی را که کسی زیر فشار لازم دارد. مستندسازی جامع همه چیز هیچوقت نگهداری نمیشود و کهنگیاش باعث میشود آدمها به همهاش بیاعتماد شوند.
انتقال دانش برایتان مطرح است؟
بگویید میخواهید چه چیزی عوض شود. اگر گزینه مناسبی نباشیم، همان اول میگوییم و جای بهتری معرفی میکنیم.
دنبال تصویر کاملتر هستید؟
انتقال دانش معمولا کنار کارهای دیگر در آموزش، توانمندسازی و دانش قرار میگیرد. کل این حوزه را ببینید تا ارتباطها روشن شود.